La correcta administración del tiempo es clave para que la jornada diaria sea efectiva/Foto: Bonneval Sebastien
A quienes no tienen jornadas fijas, los expertos recomiendan limitar los tiempos y administrar bien sus tareas diarias

Linkedin es una red social que cuenta con millones de usuarios en el mundo y tiene el objetivo de ayudar a los profesionistas a darse a conocer en el mercado laboral. Empresas a nivel global y de todos los giros se encuentran en esta red y la utilizan para encontrar los perfiles de los empleados que encajen con sus requerimientos.

Los expertos en gestión del tiempo recomiendan a quienes no tienen jornadas laborales fijas trucos para organizarse, tal como anotar en un papel o calendario las obligaciones del día siguiente, para no gastar tiempo y esfuerzo tratando de recordarlas. En conclusión, es importante motivarse a terminar las tareas dentro de las horas laborales, y no pensar en hacerlo después de hora. Necesitamos un descanso mental para hacer nuestro mejor trabajo, y tomar tiempo para nosotros mismos.

Definir “después de las horas”

Si tienes un trabajo tradicional de 9 de la mañana a las 5 de la tarde, cuentas con un horario fijo. Pero si trabajas con horarios flexibles, tendrás que pensar en cuándo estar activo en el trabajo o cuándo desconectarte de él. Si tu patrón tiene un cierto número de horas que se espera que trabajes cada semana, comienza por ver cómo acomodar esas horas a tus compromisos personales fijos, como llevar a tus hijos a la escuela o actividades extracurriculares, o asistir a una clase de ejercicio que realmente disfrutes. ¿Cuándo necesitas comenzar y parar, para invertir el tiempo adecuado en el trabajo?

Por otro lado, si tu empresa no tiene una cantidad específica de tiempo que necesitas para trabajar, por ejemplo, es independiente o tiene un entorno de trabajo de solo resultados, pero tu trabajo requiere de casi todas tus horas, toma el enfoque inverso. Piensa en cuántas horas deseas para actividades como el sueño, el ejercicio, la familia, los amigos, la limpieza, las finanzas. Posteriormente, ve cuánto tiempo necesitas reservar diariamente y semanalmente para ajustarte a esas prioridades personales. 

Si trabajas con horarios flexibles, tendrás que pensar en cuándo estar activo en el trabajo y cuándo desconectarte de él/Foto: Markus Spiske

Tener claridad mental 

A continuación, asegúrate de tener claridad mental sobre lo que debe hacerse y cuándo lo completarás. Esto incluye tener un lugar donde anotar las tareas pendientes por hacer, ya sea en un cuaderno, una aplicación de administración de tareas, un sistema de administración de proyectos o en tu calendario. El punto importante es que no estés acostado en la cama por la noche tratando de recordar todo lo que tienes en tu lista de pendientes.

Luego, una vez que tengas esta lista, planifica tu trabajo. Eso podría significar reservar tiempo en tu agenda para trabajar en un informe por adelantado, agendar tiempo en tu calendario para prepararse para las reuniones del próximo día, o simplemente planear horas específicas que reservarás para hacer tu propio trabajo en lugar de asistir a reuniones o respondiendo a las solicitudes de otras personas. Esta planificación reduce la ansiedad de que se le pierda una tarea con fecha límite.

La parte final de aumentar tu claridad mental es tener una conclusión al final del día laboral. Durante este tiempo, revisa tu lista diaria de tareas y calendario para asegurarte de que cumpliste con todas ellas, específicamente, aquellas que tenían una fecha límite complicada. También puedes hacer una revisión rápida de tu correo electrónico para asegurarte de que cualquier mensaje urgente sea atendido antes de salir de la oficina. Para algunas personas, funciona bien hacer esto como lo último que hacen ese día, digamos 15 a 30 minutos antes de salir. Para otros, es mejor poner un recordatorio en sus calendarios durante una o dos horas antes de que tengan que irse.

La planificación reduce la ansiedad de que se pierda una tarea con fecha límite/Foto: Jason Strull

Comunícate con tus colegas

En algunas situaciones de trabajo puedes establecer horas límite, por ejemplo, después de las seis de la tarde ya no estar disponible. Pero en otras situaciones eso es algo complicado. 

Para aquellos que puede tener una hora límite clara de disponibilidad en el trabajo y el hogar, es recomendable avisarles directamente a sus colegas. Por ejemplo les puede comunicar que tu horario de salida es a las 6 de la tarde, por si te contactan después de esa hora estarían recibiendo respuesta de su parte en cualquier momento después de las 9 de la mañana del día siguiente. O simplemente tus acciones hablaran por sí solas si nunca tienen noticias de ti entre las 6 de la tarde y nueve de la mañana.    

Pero para otros, que tienen trabajos que requieren una conectividad más constante, podría establecer un horario en la que recibirá preguntas vía mensaje de texto, pero después de cierto horario, solo recibirá correo electrónico en lugar de un mensajes de texto, a menos que la situación sea urgente. 

Si tienes un horario muy flexible en el que tomas descansos prolongados durante el día, alienta a la gente a ponerse en contacto contigo de formas específicas. Por ejemplo, si te encuentras lejos de tu computadora y necesitan una respuesta rápida de tu parte pida que te llamen o que le envíen un mensaje de texto. En estos casos, solo el trabajo más importante te alejará de sus obligaciones personales o familiares y así solo dirigirás tu atención al trabajo no urgente una vez que tengas el tiempo disponible.

Si tienes un horario muy flexible en el que tomas descansos prolongados durante el día, alienta a la gente a ponerse en contacto contigo de formas específicas que establezcas/Foto: Berkeley Communications

Realiza el trabajo en el trabajo

Muchos, perciben el “trabajo real” como algo que reservan para después de las 5 o las 6 de la tarde después de que todos los demás han dejado la oficina. La gente tiene esta mentalidad porque nadie está pasando por tu oficina o pidiéndote nada inmediatamente. Pero si quieres dejar de sentirte distraído por el trabajo después de horas, necesitas hacer tu trabajo durante el día.

Vigila tu tiempo. Pon un tiempo para el trabajo del proyecto. Selecciona la hora en tu calendario para responder al correo electrónico. Y si el seguimiento requiere ir a un lugar que no sea tu oficina para trabajar, hazlo. Haz y mantén reuniones contigo mismo para terminar con las tareas. 

Si debe hacer algún trabajo fuera de su horario normal, asegúrese de establecer un horario, por ejemplo, trabajar de 8 a 9 de la noche, o trabajar tres horas el sábado de 1 a 4 de la tarde, y no pensar en el trabajo antes o después. Es mucho mejor diseñar un horario y cumplir con él que pensar en el trabajo toda la noche o todo el fin de semana y no hacer nada.

Como individuos, necesitamos un descanso mental para hacer nuestro mejor trabajo, y tomar tiempo para nosotros mismos, sin la distracción del trabajo, podemos ayudarnos a convertirnos en nosotros mismos. Son inevitables los pensamientos que se cruzan en nuestra cabeza sobre el trabajo, pero con estos cuatro pasos, puedes reducir las horas que te distraen pensando en el trabajo después de horas. 

Si debes hacer algún trabajo fuera de tu horario normal, asegúrate de establecer un horario/Foto: Avel Chuklanov

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Beatriz Ramírez

Colaboradora de Vanguardia Mx desde hace 10 años. Con vocación de servicio como valor humano. Ciudadana profundamente comprometida con la familia y los valores sociales.