La agenda digital, contactos y calendarios en la nube

Berlín, Alemania.- Muchas personas aún usan una agenda de papel forrada en cuero. Tales agendas pueden ser bonitas y elegantes pero son poco prácticas. Es mucho más cómodo administrar centralmente online los contactos, citas, tareas y apuntes, por ejemplo por medio de servicios de proveedores como Windows, Google o Apple. Los datos están almacenados en los servidores de Internet de las empresas y pueden ser descargados o editados en muchos equipos de terminales.

"Yo recomendaría administrar centralmente los datos", dice Holger Bleich, de la revista de computación "c't", editada en varios idiomas. "Todos los contactos deberían estar actualizados en un sitio". El usuario evita así grandes desafíos. Todo lo contrario: es laborioso y absurdo actualizar entre ellos varios equipos, opina el experto. "La nube es el camino moderno y más adecuado".

Actualmente, la sincronización de agendas ya no es un problema tampoco para los usuarios menos duchos, dice el experto en software Manuel Fischer, de la asociación alemana de tecnología de la información Bitkom. Gracias a los formatos intercambiables estandarizados, el usuario es relativamente independiente de determinados equipos o proveedores. Para contactos existe, por ejemplo, el estándar CardDAV y para citas el CalDAV.

"Tampoco es ningún problema la sincronización entre, por ejemplo, contactos de iPhone y Outlook", dice Fischer. Generalmente, la sincronización se lleva a cabo sin que lo note el usuario, desde el momento en que el equipo está conectado a Internet. El equipo establece automáticamente contacto con el servidor de los respectivos proveedores para actualizar los datos.

Por lo general, los usuarios no necesitan pagar por una agenda digital en la nube. La mayoría de los particulares utilizan los servicios gratuitos de Google (Gmail/Calender), Microsoft (Outlook.com) o Apple (iCloud), muchas veces en función del tipo de tableta o smartphone que tengan. Quien compra un nuevo aparato de Windows, por ejemplo, debería elegir el servicio de Microsoft, recomienda Bleich. "Este se puede sincronizar directamente con todos los equipos de Windows". Para los usuarios de Android, lo más fácil es utilizar Google mientras que para los usuarios de Apple se recomienda el iCloud.

Sin embargo, esto no es obligatorio ni mucho menos. Por ejemplo, se puede instalar sin problema alguno un calendario de Hotmail en un iPhone o un teléfono Android, y una cuenta de iCloud en un smartphone con Windows Phone. Sin embargo, para sincronizar un calendario de iCloud con un dispositivo Android se requiere de una aplicación, que se puede encontrar en la Play Store.

Existen actualmente restricciones para usuarios de Windows Phone que quieren utilizar servicios de Google en su smartphone, porque desde fines de enero de 2013 Google ya no apoya el protocolo de Microsoft ActiveSync, explica Bleich. Los usuarios de Windows Phone ahora ya no pueden acceder al calendario de Google, por ejemplo, lo que sí es posible hacer sin problema alguno con equipos de Android y iPhones porque estos utilizan los estándares CalDAV y CardDAV para sincronizar contactos y calendarios. Windows aún no ha integrado los protocolos CalDAV y CardDAV en Windows Phone, explica Bleich. "Aún no se sabe cuándo ocurrirá esto".

La ventaja fundamental de ActiveSync consiste en la llamada función push. Esto quiere decir que los emails, citas o contactos nuevos recibidos o creados inmediatamente se transfieren a todos los equipos sincronizados sin demora porque con ActiveSync todos los equipos se pueden actualizar entre ellos sin pérdida de tiempo, explica Bleich.

Sin embargo, el uso de la nube siempre implica también cierto riesgo, sobre todo cuando se trata de datos sensibles como contactos e informaciones profesionales. Las empresas y los empleados deberían aclarar, por ejemplo, quién puede sobre qué base jurídica acceder a los datos en los respectivos proveedores, recomienda el encargado alemán para la protección de datos, Peter Schaar. "En este contexto, hay que ver con ojos críticos el acceso que se les permite a terceros a datos de contacto o de calendario almacenados en la nube en virtud de ciertas normas legales que sólo existen en determinados países, como la Patriot Act (de Estados Unidos)", advierte Schaar.

Esto no sólo vale para la matriz estadounidense, sino también para las filiales europeas. Tanto Google como Microsoft habrían admitido que en el pasado habían transmitido datos de usuarios europeos a las autoridades estadounidenses. También conviene saber, insiste Schaar, que los datos almacedados en la nube pueden caer en manos de personas no autorizadas a causa de deficiencias técnicas. Tampoco se puede descartar una pérdida de datos a causa de interrupciones o averías en las torres de servidores, por lo que siempre es útil hacer una copia de seguridad de los contactos y citas.

Por Philipp Laage/DPA