Ya casi empieza diciembre y además de ser época de estar en familia y celebrar, es también el momento en que muchas empresas aprovechan para reconocer el esfuerzo de sus colaboradores a lo largo de todo el año.

El aguinaldo es la gratificación económica que contempla la Ley Federal del Trabajo en el artículo 87, donde establece que es un derecho de los trabajadores y se deberá pagar antes del 20 de diciembre, con un monto equivalente a mínimo 15 días laborados.

“Es una compensación que ocurre una vez al año y refleja cómo la empresa administra su relación con sus colaboradores” mencionó Courtney McColgan, CEO de Runa HR. “Esto hace que en los primeros años de una Pyme este cálculo pueda estar lleno de sorpresas” finalizó.

Por ello, nos dimos a la tarea de ayudar a las empresas a identificar los cinco mejores principios sobre este pago.

1. El aguinaldo es una prestación que paga impuestos. La ley establece una cantidad libre de impuestos que es por aproximadamente de $2,534.70 pesos, sin embargo, el resto de la prestación estará gravado por el Impuesto Sobre la Renta. No siempre es igual y dependerá del monto total.

2. La cantidad a pagar se puede ver afectada por ausencias. Hay ciertas ausencias laborales que no afectan el aguinaldo como los permisos de maternidad o paternidad, así como descansos obligatorios o incapacidades por riesgo de trabajo o de trayecto; sin embargo, si algún colaborador debió faltar por permisos sin goce de sueldo o por alguna razón no justificada, puede afectar el número de días laborados durante el año que calcula la empresa para dar el aguinaldo.

3. Puede haber variaciones en el cálculo. Dependiendo de la política de la empresa sobre el ajuste anual, podría haber variaciones en el cálculo de impuesto, lo cual puede afectar  el pago de aguinaldo. Es fundamental tener muy claro cuál es el criterio fiscal presente durante los 12 meses para que todo esté en orden en diciembre.

4. Ve más allá del aguinaldo. Cada vez hay más empresas interesadas en reconocer el esfuerzo de sus colaboradores. Además del aguinaldo, hay otras formas que pueden ir desde bonos, prestaciones adicionales, beneficios comerciales, días de vacaciones, cursos de capacitación, además de los pequeños detalles cotidianos para un mejor ambiente laboral.

5. Las empresas se pueden apoyar en la tecnología. El aguinaldo es la “prueba final” de los administradores o los noministas: si estuvieron bien determinadas las bases gravables y las retenciones de impuestos, no debería haber ajustes importantes a final del ejercicio fiscal. En este sentido, lo ideal es tener una solución automatizada, para minimizar equivocaciones que son más frecuentes en un excel, por ejemplo, donde por la prisa o el cansancio, se puede omitir un renglón o duplicar una columna que afecta el resultado final. Hay diversas plataformas online que te permiten preguntar a un especialista todas las dudas de cómo hacer un buen cálculo de aguinaldo para final de año, en especial porque sí puede haber criterios distintos para determinarlo, los cuales pueden afectar a los colaboradores.

La mejor práctica es recordar que si bien el aguinaldo se paga en diciembre, es una provisión que debe estar calculada desde el día uno de la entrada de los colaboradores.