Capacitan a personal de Atención Ciudadana en administración de archivos y gestión documental en Torreón
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TORREÓN, COAH.- Como parte de los procesos de formación, profesionalización y mejora continua en la Administración Municipal que encabeza el alcalde Román Cepeda, fue impartida una capacitación sobre la gestión de archivos y documental a personal de la Dirección de Atención Ciudadana.
La capacitación estuvo a cargo de Cinthia Gaspar Montero, directora del Archivo Municipal de Torreón, y la archivista Consuelo Sánchez.
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En la capacitación se abordó el tema de la normatividad a nivel federal, es decir, la Ley General de Archivos, en particular, el artículo 11: De las Obligaciones, indicó la directora.
En ese sentido, se expusieron los principales aspectos relacionados con la administración, organización y conservación de los documentos de archivo de forma homogénea, así como destinar espacios, equipos e infraestructura para el funcionamiento de los mismos.
Asimismo, se mostró un panorama integral sobre la necesidad de establecer políticas de gestión documental con base en un sistema físico y electrónico, elaborar un Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original, y finalmente, llevar a cabo la capacitación y profesionalización del personal.
Por otra parte, la capacitación se adentró en el rubro de la gestión documental, que comprende las acciones enfocadas al tratamiento integral de la documentación a lo largo del ciclo vital, desde su creación hasta su eliminación o conservación.
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“En este caso, la valoración documental es el proceso para establecer criterios de disposición, acciones de transferencia y plazos de conservación”, señaló Gaspar Montero.
Agregó que la vigencia documental se determina y transcurre a partir del cierre del expediente.
Hacia el final de la sesión, las expositoras hablaron acerca de cómo dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original.
Además de la forma específica de los instrumentos de control y consulta archivística.
La ponencia cerró con el concepto integral del proceso de entrega-recepción, sus principios, formatos y recomendaciones para su aplicación.
