¿Qué es el timbrado de nómina del SAT y cómo consultar si tu patrón cumplió con el requisito?

Cuando un colaborador recibe su recibo de nómina, el departamento encargado del cálculo de la nómina realiza un proceso llamado timbrado de nómina. Este proceso es un aviso al Servicio de Administración Tributaria (SAT) sobre la información que contiene dicho recibo y tiene mucha importancia ante las declaraciones fiscales de la empresa.

El timbrado de nómina es el procedimiento de notificación al SAT sobre toda la información dentro de la nómina o un recibo de nómina. Es una certificación fiscal digital dentro del recibo. Fue aplicado por primera vez el 1ro de enero de 2014 y a partir de esa fecha, los patrones quedaron obligados a expedir y entregar los recibos de nómina con las mismas características que un CFDI.

¿Por qué su importancia?

El timbrado de nómina permite que ante el SAT, el recibo de nómina tenga validez oficial porque su información fue verificada.

El SAT debe conocer y ser notificado de cualquier pago que sea realizado por parte de una empresa por conceptos de sueldos, servicios prestados o finiquitos.

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Para ello, todos los recibos de nómina deberán llevar un proceso por parte del PAC o Proveedor Autorizado de Certificación, haciendo esto que el recibo sea válido ante el SAT.

¿Hay fecha límite para realizar el timbrado de nómina?

Sí, las empresas deben realizar el timbrado de los recibos de nómina en un periodo de 3 días después de la fecha de pago. En caso de no hacerlo, este gasto para la empresa no podrá ser deducido de las declaraciones fiscales.

El timbrado de nómina es un proceso que puede llevar tiempo en los departamentos. Para ello las organizaciones pueden hacer uso de la maquila de nómina o administración de cálculo de la nómina.

¿Cómo consultar si tu patrón cumplió con el requisito?

Cualquier asalariado que tenga dudas sobre el “timbrado” de sus recibos de nómina puede verificar en el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) si el patrón está cumpliendo con este requisito.

Para ello se necesita tener la Contraseña o firma electrónica para entrar a la página de internet del SAT en SAT/Menú Trámites/factura electrónica/Consultar, cancelar y recuperar.

Para hacer la consulta se requiere ingresar con tú RFC y la Contraseña o firma electrónica. En el primer apartado permite buscar los CFDI por folio y el segundo por fecha de emisión y dar clic en buscar CFDI.

Si encuentras los recibos tal y como te los entregaron de manera electrónica, quiere decir que tú patrón “timbró” bien tus recibos de pago semanal o de quincena.

Timbrar la nómina significa asignar un folio y sello digital oficial proporcionado por el SAT a cada recibo de pago de los trabajadores para darle validez.

El “timbrado” de nómina es un proceso electrónico que se hace en cada Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) o factura electrónica.

Para el caso de los comprobantes de sueldos y salarios, se le conoce como un CFDI de nómina que todo empleador tiene la obligación de expedir y entregar a sus trabajadores por el pago de sus servicios derivado de la relación laboral, pero debe estar certificado ante el SAT.

Las empresas podrán emitir de manera electrónica sin errores los recibos de nómina porque ya tendrán los datos contenidos en la Constancia de Situación Fiscal de sus empleados.

Esto significa que contarán con la misma información que tiene el SAT para sellar los recibos de nómina, pero sobre todo con el código postal del trabajador que es lo que más le interesa a la autoridad para evitar la suplantación de identidad. Es decir que el patrón podrá “timbrar la nómina” correctamente y con ello hacer la deducción de impuestos y evitar multas y sanciones. Esta legitimación está a cargo del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que es un intermediario registrado ante el SAT para procesar y validar las facturas o recibos de nómina.

El pasado 12 de enero, el SAT puso a disposición de las empresas, una facilidad administrativa para que los patrones puedan obtener los datos de sus empleados, contenidos en la Constancia de Situación Fiscal, que son necesarios para el correcto llenado de los recibos de nómina bajo la nueva versión 4.0 que será obligatoria a partir del primero de abril del 2023 con el código postal del domicilio de los trabajadores.

Las empresas podrán “timbrar” o sellar con un folio de manera digital los comprobantes de pago de los asalariados sin errores porque ya estará confirmada la información que ahora necesita el SAT.

Con lo anterior ya no será necesario que los trabajadores que no tienen Contraseña o firma electrónica que se requiere para sacar dicho documento por internet, vayan a las oficinas para sacar su constancia y entregarla al patrón.

El objetivo es evitar el caos que se generó el año pasado con las largas filas de miles de asalariados en las oficinas del órgano recaudador de impuestos que acudieron a tramitar su constancia que contiene información importante para los recibos de nómina como el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre y el código postal del domicilio fiscal de los trabajadores.

¿Qué es un recibo de nómina?

El recibo de nómina es el documento que demuestra el pago de salario y prestaciones por parte de un patrón a un colaborador por sus servicios laborales. Estos documentos son personales.

Un recibo de nómina adquiere la validez cuando el colaborador firma dicho documento y de esta forma comprueba que el patrón realizó el pago correspondiente. También con su firma avala que está conforme con el pago del sueldo.

Requisitos del timbrado de nómina

El timbrado de nómina tiene determinados requisitos para poder ser realizado. En primer lugar, tanto el cálculo y pago de nómina deben de estar alineados a los requisitos de:

• Ley Federal del Trabajo

• Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social

• Código Fiscal de la Federación

Una vez que tengas esto en consideración, los requisitos para el timbrado de nómina son:

• Cumplir con todos los requisitos del CFDI

• Firma electrónica avanzada – FIEL

• Trámite y registro al Certificado del Sello Digital (CSD)

• Un proveedor autorizado de certificación – PAC