Trucos para mejorar su correo

Washington, EU.- Para la mayoría de nosotros, el abrir un email no es sólo una rutina cotidiana. Es una obligación, y a veces ni siquiera agradable. Por eso es necesario trabajar de forma más inteligente y más eficiente con el correo electrónico. Adopte alguno de los trucos que reseñamos más abajo y habrá dado ya un paso hacia adelante.

Guardar en el servidor

Casi nadie abre hoy en día su correo sólo de una forma. Smartphones, correo web y programas tradicionales de correo electrónico, todos buscan el correo desde la misma fuente.

Así, ¿cómo cerciorarse de tener los mensajes en el principal programa de correo sí los ha descargado y leído ya en otra parte? Instale su programa de correo principal para descargar su correo e instale las otras fuentes de correo para que descarguen el correo pero dejen una copia en el servidor. De esta forma puede usted leer su correo en su smartphone, por ejemplo, pero puede abrir también los mismos mensajes más tarde en su computadora principal. Busque entre los ajustes de su correo la opción titulada "Dejar una copia de los mensajes en el servidor".

Sincronizar el correo

A veces necesita usted sincronizar su correo en dos computadoras diferentes. Esto depende en parte del tipo de email que usted use. Para cuentas de correo basadas en la web, tal como Gmail, la sincronización generalmente no es problema.

Para el correo que usted descarga en programas como Outlook o Thunderbird, sin embargo, la sincronización es algo más difícil. Para Outlook, programas como Outback Plus (http://ajsystems.com) y OsaSync hacen la cosa más fácil. Para Thunderbird, el procedimiento es algo más complicado, pero puede usted leer las opciones en la página de Sincronizacion de Correo de Mozilla (http://bit.ly/PaJ1C).

Plantillas

Muchos creen que una plantilla de correo electrónico es una especie de texto estererotipo que contiene el nombre del remitente y la información de contacto. Pero una plantilla puede ser mucho más que eso. De hecho, puede usarse para escribir un mensaje entero.

Casi todos los programas de correo permiten definir múltiples plantillas y seleccionar la más apropiada cuando esté escribiendo un mensaje. Defina plantillas que contengan la mayor parte del texto necesario para respuestas standard que se envían siempre para determinado tipo de mensajes. Seleccione entonces la plantilla apropiada y envíela a su destinatario.

Enviar más tarde

Recuerde que no tiene por qué enviar un email inmediatamente después de que haya sido escrito. Por el contrario, en la mayoría de los programas de correo puede usted determinar que los mensajes sean enviados a una hora determinada. Hay muchas razones para proceder así. Para enviar un mensaje de saludo de cumpleaños, por ejemplo. O bien porque usted desea que un mensaje sea entregado cuando el destinatario se halla efectivamente presente en su oficina.

Si su programa de correo le permite programar el envío de mensajes, esto es posible desde la misma ventana de escritura del mensaje. En Outlook, por ejemplo, comience escribiendo un mensaje, abra el menú Opciones, seleccione  "Retrasar entrega" y en "Opciones de entrega" especifique la fecha y la hora en que el mensaje debe ser entregado. Sólo cerciórese de que su programa de correo permanece activo de modo que pueda enviar el mensaje cuando usted se lo ha ordenado.

Copia oculta

La línea "CC" (Copia) es muy usada en los mensajes electrónicos. Pero la gente tiende a olvidar la línea CCO (Con copia oculta). Esto se puede deber a que esta línea está oculta por omisión en algunos programas de correo. En Outlook, por ejemplo, hay que activarla desde la ventana de escritura de un mensaje seleccionando el menú "Para" y rellenando después el campo CCO.

La opción CCO permite precisar destinatarios que nadie en la lista de destinatarios pueda ver. Por ejemplo, si usted quiere que nadie en su lista de destinatarios vea las direcciones de correo de los demás, ponga su propia dirección de correo en el campo "Para" y la de los demás destinatarios en el campo CCO. ¿Ha recibido alguna vez un correo dirigido a "Newsletter" y le ha sorprendido el haberlo recibido? Esto es probablemente porque su dirección de correo estaba en el campo CCO.

Grandes adjuntos

El consejo más sano para el envío de adjuntos de gran tamaño por email es: no lo haga. Esto, porque algunos destinatarios simplemente no podrán descargar los adjuntos debido a las limitaciones de tamaño impuestas por el proveedor de correo.

Sin embargo, si tiene usted que enviar un archivo de gran tamaño a alguien por correo electrónico, hay otras opciones. Primero, trate de dividir el archivo en partes más pequeñas. Puede hacerlo usando el programa de compresión de archivos de código libre 7-Zip (http://www.7-zip.org). El destinatario podrá reunir las partes usando el mismo programa. O bien, puede transferir el archivo a un servicio gratuito de transferencia como YouSendIt (https://www.yousendit.com). Éste enviará al destinatario un enlace que, al ser clicado, descargará el archivo.