Archivos con vida: el reto de transformar la memoria de Saltillo en ley

Durante la última sesión del Cabildo de Saltillo, la regidora María de Jesús Martínez López presentó dos iniciativas distintas, pero estrechamente relacionadas: la creación de un Reglamento Interior del Archivo Municipal de Saltillo y la elaboración de un Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Municipio. Ambas fueron turnadas a la Comisión de Gobernación y Reglamentos para su estudio y posible aprobación.

En su exposición, la regidora explicó que el Archivo Municipal de Saltillo cumple un papel esencial como resguardo de la memoria histórica y administrativa de la ciudad. Según dijo, su correcto funcionamiento no solo permite una gestión más eficiente de los documentos públicos, sino que también es indispensable para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y el derecho de la ciudadanía al acceso a la información.

TE PUEDE INTERESAR: Hay descoordinación entre la ciencia y las políticas públicas, afirma la investigadora Rosario Sánchez

La propuesta busca establecer lineamientos claros para normar y estandarizar los procesos internos del archivo local, alineándolos a lo dispuesto por la Ley General de Archivos, vigente desde 2018.

Por otro lado, el segundo reglamento planteado por Martínez López va más allá del archivo físico y se centra en la construcción de un sistema institucional de archivos que abarque a todas las dependencias y entidades municipales. De acuerdo con lo planteado, este reglamento establecería los principios, plazos y procedimientos para la correcta administración de los archivos de trámite, concentración e históricos.

También delimitaría las responsabilidades del personal, las funciones del comité técnico de archivo y los protocolos para la depuración o conservación de documentos en formatos físicos y electrónicos.

Aunque ambas propuestas fueron recibidas sin discusión y enviadas a comisión para su análisis, el tema no es menor. En palabras del doctor José Gustavo Flores González, historiador y docente en la Facultad de Ciencias Sociales de la UAdeC, la existencia de reglamentos específicos no solo es deseable, sino urgente.

“La ausencia de una normatividad clara puede derivar en la dispersión o pérdida de documentos, mutilaciones o daños irreversibles. El archivo municipal es la memoria de la ciudad; su cuidado debe estar garantizado por reglamentos estrictos que cubran desde su resguardo hasta su difusión”, advirtió.

Desde su experiencia como investigador y usuario frecuente de acervos históricos, Flores González explicó que todo reglamento eficaz debe contemplar criterios técnicos concretos.

Entre ellos, destacó el principio de procedencia, que obliga a conservar los documentos tal como fueron generados por las administraciones pasadas. Reordenarlos bajo criterios temáticos o cronológicos actuales, dijo, solo desvirtúa el contenido original y dificulta la comprensión de los procesos históricos.

Además, el doctor subrayó la necesidad de integrar medidas físicas y tecnológicas para preservar los archivos. Estas van desde el uso obligatorio de guantes y cubrebocas para el manejo de documentos, hasta la instalación de sistemas de control de temperatura y humedad en los recintos.

También propuso establecer mobiliario adecuado y reglamentar la cantidad de documentos que se pueden consultar por usuario, para evitar pérdidas accidentales.

Pero la conservación no debe estar reñida con el acceso. Flores señaló que una vía para resolver esta tensión es la digitalización. “El acceso público a los documentos debería hacerse a través de formatos digitales. Esto garantiza su seguridad y permite que cualquier persona pueda consultarlos sin comprometer los originales”, comentó.

TE PUEDE INTERESAR: México, obligado a entregar cada 5 años 8 veces el consumo anual de agua de Saltillo

En este sentido, puso como ejemplo al Archivo Municipal de Monterrey y al de Morelia, cuyos acervos están casi completamente digitalizados y disponibles en línea. En contraste, señaló que la mayoría de los archivos en el país permanecen en el olvido, lo cual refuerza la necesidad de que Saltillo actúe ahora para no perder lo que ya ha construido.

Sin embargo, reconoció que los obstáculos son muchos, desde la falta de voluntad política hasta el desconocimiento técnico de quienes actualmente operan los archivos.

“Muchos archivos municipales en México están a cargo de personal administrativo sin formación archivística o histórica. Esto genera una administración deficiente y una subvaloración del acervo documental”, mencionó. Por ello, recomendó que el reglamento especifique que quienes gestionen estos espacios cuenten con formación profesional en Historia o Archivística.

Otro punto esencial, según dijo, es que la elaboración del reglamento no se haga a puerta cerrada. Deben participar académicos, investigadores y representantes de la sociedad civil, quienes conocen de primera mano las necesidades y deficiencias del sistema actual. “Un reglamento que no se discute con quienes más lo usan, está condenado a quedarse en el papel”, recalcó.

Además, el doctor Flores advirtió que, más allá de las buenas intenciones, los reglamentos solo tendrán impacto real si están acompañados de mecanismos de supervisión, sanciones claras y una política pública decidida a proteger los documentos históricos.

De lo contrario —añadió— los archivos seguirán siendo vistos como depósitos sin valor, cuando en realidad son una herramienta vital para la transparencia, la memoria colectiva y la investigación.

El especialista recalcó que estos reglamentos deben ir más allá del orden administrativo y vincularse de forma explícita con la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de modo que el archivo no solo funcione como resguardo, sino como herramienta activa de acceso ciudadano.

Para ello, dijo, es fundamental establecer sanciones claras para quienes incurran en el mal uso, pérdida o destrucción de documentos. “No basta con tener un reglamento bonito si no hay consecuencias cuando se vulnera el patrimonio documental”, advirtió.

De acuerdo con lo dicho por la regidora, el Archivo Municipal de Saltillo tiene el potencial de ser no solo un instrumento para la administración pública, sino también un motor para la investigación histórica, cultural y científica.

TE PUEDE INTERESAR: ‘Necesitamos un chanclazo’: Urge un cambio radical para el cuidado del agua

La elaboración de estos reglamentos, si se concreta adecuadamente, podría representar un avance significativo en la profesionalización de la gestión documental en el municipio, algo que, según el doctor Flores, es más que urgente si se quiere evitar que el pasado de Saltillo termine olvidado en cajas mal rotuladas o, peor aún, en la basura.

Por lo pronto, las dos propuestas ya están en manos de la comisión correspondiente. Su análisis y dictamen podrían marcar el inicio de una transformación largamente esperada en la gestión documental del municipio. Como recordó el especialista: “El archivo de Saltillo tiene un valor invaluable; cuidar de él no es un asunto burocrático, es una obligación histórica”.