El cuaderno y el Excel ya no le alcanzan al comercio mexicano

Durante mucho tiempo, llevar un comercio en México cupo en una libreta y, con suerte, en una hoja de Excel. Esa época quedó atrás, y quien más la empujó fue el propio cliente. Hoy el comprador espera encontrar lo que busca, que lo atiendan rápido y poder pagar como se le dé la gana, y castiga sin miramientos cuando algo de eso falla. Cuando un producto no está en el estante, nueve de cada 10 compradores no esperan a que el negocio lo reponga y se van con la competencia, según NielsenIQ; casi uno de cada 10 no vuelve nunca más a esa tienda.

Cumplir con esa exigencia convirtió la trastienda en una operación que dejó de ser sencilla. Un comercio que funciona bien maneja hoy cientos de productos distintos, y los de mayor movimiento pasan de las 1,500 referencias. Detrás del mostrador conviven decenas de proveedores que entran mercancía con precios y plazos que rara vez coinciden, listas de precios separadas para quien compra al menudeo y quien compra por mayoreo, y con frecuencia más de una sucursal que coordinar. Lo conoce de cerca Pulpos, un sistema de gestión con punto de venta para comercios en México, presente en miles de negocios: en su operación diaria, esa complejidad aparece todos los días en tiendas que desde la banqueta parecen de lo más simples.

Basta mirar una jornada cualquiera para entenderlo. Entran tres proveedores con el mismo producto a tres costos distintos, un par de empleados mueven cajas del almacén al mostrador sin anotarlo, un cliente pide su precio de mayoreo mientras otro paga al menudeo, y al bajar la cortina nadie sabe con certeza qué quedó en existencia. Esa es la operación real de miles de negocios que, vistos desde afuera, parecen sencillos de llevar.

La herramienta, en cambio, se quedó atrás. Según los Censos Económicos 2024 del INEGI, apenas uno de cada cuatro negocios del país, el 25.4%, usa siquiera una computadora o una tableta para operar; el resto sigue llevando las cuentas de memoria, en la libreta o en el Excel de siempre. Y esa distancia entre lo que el negocio exige y aquello con lo que se resuelve se paga en un lugar muy concreto, el inventario. La Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales calcula que la merma, lo que se pierde por robo, caducidad o simple error de registro, llega hasta el 15% de las existencias. Para quien no sabe con precisión qué tiene, esa fuga es casi imposible de detectar a tiempo y termina diluida en el desorden de todos los días.

El asunto, además, es mucho más grande que cualquier negocio tomado por separado. En México operan más de 5.4 millones de unidades económicas, casi todas micro, pequeñas y medianas, y entre todas sostienen cerca del 70% del empleo formal del país. Cada cuenta que no cuadra en cada una de esas tiendas es margen que se escapa, y sumadas representan una porción enorme de la economía trabajando a media máquina. En muchos de esos negocios, lo que erosiona el margen nace puertas adentro, en una operación que creció más rápido que las herramientas para llevarla.

Sobre ese terreno crecieron los sistemas pensados para el comercio mexicano, y Pulpos es uno de ellos. La empresa nació en 2023 en la Ciudad de México con una idea fácil de enunciar y difícil de ejecutar: reunir en un solo lugar lo que el comerciante hoy resuelve con varios programas sueltos y mucho papel. En un mismo sistema junta el punto de venta, la gestión de inventario al día y por sucursal, la facturación electrónica, el control de proveedores y las listas de precios por tipo de cliente. Hoy lo usan más de 12,000 comercios de dos docenas de giros, y su crecimiento se apoyó en una ronda de 3 millones de dólares en 2024, con el fondo Andreessen Horowitz a la cabeza, y otra de 5 millones en 2026 liderada por Dalus Capital.

“Un negocio con mil quinientos productos y veinte proveedores maneja la misma complejidad que una empresa grande, pero con menos gente y menos herramientas”, dice Frank Martin, cofundador de Pulpos. “Cuando el inventario pasa por muchas manos y muchos precios, cuadrarlo a mano se vuelve imposible. El sistema lo mantiene al día solo, y por eso el dueño sabe en todo momento qué tiene, qué le falta y qué se le está yendo”.

El comercio de proximidad carga con buena parte del consumo del país; las tiendas de abarrotes, solas, surten más de la mitad de la demanda nacional. Ese comercio se está poniendo a la altura de lo que le pide su cliente, con más variedad, más rapidez y más formas de pago, y para eso necesita herramientas que le sigan el ritmo. El cuaderno y el Excel cumplieron durante muchos años. La operación que hoy sostienen, sencillamente, ya les quedó grande.

“En Pulpos tenemos una misión clara: llevarle tecnología de primer nivel al comerciante que sostiene la economía mexicana, para que su operación sea lo más eficaz posible y todos sus procesos convivan en un mismo espacio, uno que le permita tomar mejores decisiones”, resume Martin.