Así revisará la Secretaría del Trabajo en México si su proveedor es lo que dice ser

Imagine que llega una visita inesperada. No cualquier visita: se trata de inspectores federales del trabajo con una misión clara, verificar si su empresa en México cumple con las reglas de subcontratación.

No vienen por café ni por chisme, vienen con el nuevo Protocolo de Inspección en Materia de Subcontratación publicado por la Secretaría del Trabajo en septiembre de 2025, bajo el brazo.

Y más le vale tener ordenado el changarro (ojo, digo changarro porque esto aplica a cualquiera que contrate servicios especializados, sin importar el tamaño), porque si no... la historia podría acabar en sanción.

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Pero vámonos por partes. En México, la subcontratación de personal, también conocida como outsourcing, ha sido más polémica que el final de Game of Thrones. Primero se permitió, luego se prohibió, después se matizó y ahora solo se permite bajo ciertas condiciones. Desde 2021, si su empresa contrata servicios especializados, necesita que el proveedor esté registrado en el famoso REPSE.

Si no, ni deducciones ni acreditamiento de IVA. Fiscalmente, es como si ese gasto nunca hubiera existido.

Pues bien, el nuevo protocolo no cambia las reglas: las refuerza. Es una especie de GPS para los inspectores del trabajo: les dice cómo, cuándo y qué revisar. Y créame, no es poca cosa.

Las inspecciones no se limitan a una visita rápida; implican entrevistas, revisión documental y constancias físicas. Si usted pensaba que esto era un simple trámite de escritorio, piénselo otra vez.

¿Y cómo se aplica? Hay tres tipos de visitas:

1. Las que verifican que los prestadores estén efectivamente en el REPSE.

2. Las que revisan subcontrataciones en los centros de trabajo (sí, donde la chamba sucede).

3. Las que investigan si los servicios prestados son realmente especializados.

El protocolo exige que los inspectores no lleguen improvisando. Deben entrevistar, tomar fotografías, verificar domicilios, revisar contratos y comprobar que los trabajadores estén donde deben y hagan lo que deben, conforme al servicio contratado.

Por otro lado, si usted es beneficiario del servicio (es decir, si contrata al proveedor), tiene la obligación de verificar que ese proveedor esté debidamente inscrito y al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social. No basta con pedir la factura y asumir que todo está en orden.

¿Lo peor? Si cancelan el REPSE, se acabó el juego. El proveedor ya no podrá prestar servicios especializados, y usted como cliente no podrá deducir ni acreditar IVA. Ni modo, la fiesta se acabó.

Estimado lector, si su empresa recibe o presta servicios especializados, es momento de hacer una revisión profunda: contratos, padrones, registros, acreditaciones, cumplimiento de obligaciones, incluso entrevistas simuladas (tipo ensayo general). Porque la inspección puede caerle un lunes a las 8:00 am sin previo aviso... y sin misericordia.

Recuerde: en estos temas, la ignorancia no exime del susto. Lo que sí ayuda es tener todo documentado, estructurado y visible. Materialidad, le llaman en otros contextos. Aquí es algo más simple: demostrar que lo que dice el contrato sí ocurre en la realidad. En pocas palabras, tener los pelos de la burra en la mano.

Quizás este protocolo suene rígido, o hasta excesivo, pero tiene una razón de fondo: asegurar que los esquemas de subcontratación se utilicen de forma correcta, transparente y conforme a lo establecido en la ley.

La idea es garantizar que tanto prestadores como beneficiarios actúen dentro de un marco claro, donde los servicios especializados estén bien definidos, documentados y ejecutados con claridad. Así que, si su empresa cumple con lo que marca la norma, esto no debería espantarlo.

Al contrario, es una oportunidad para blindarse. Y si no cumple... pues vaya calentando motores. Porque el protocolo ya está en vigor.

Y ya sabe: si le toca ganarse la “rifa” de la Secretaría del Trabajo, cuidado... no vaya a ser como el regalo del pitufo bromista: muy bonito por fuera, pero le explota en la cara.