Devolución de IVA: auditoría disfrazada de trámite

Hay ocasiones en las que la frase “más vale prevenir que lamentar” se convierte en el estandarte de batalla de una empresa. El problema es que no todos la entienden igual. Para algunos significa orden; para otros, más trabajo del necesario.

En esta ocasión le relataré otra de las charlas tensas entre Bárbara Angustias, la Tesorito, no por su parecido con Laura León, sino porque es la de tesorería, e IVAn, “el Terrible”, contador general de la empresa. Un hombre de pocas palabras, pero de muchos formatos.

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—¿Recuerdas la lista del mobiliario y la maquinaria para la nueva nave? —pregunta IVAn con tono quirúrgico. Bárbara lo observa. Reconoce esa voz. Es la que antecede a una solicitud incómoda.

—Sí. Ya tengo órdenes de compra y datos bancarios. Los pagos salen antes de fin de mes.

—Perfecto —responde IVAn—, porque esa inversión nos va a generar un saldo a favor de IVA. Y lo vamos a solicitar en devolución.

Silencio.

La palabra “devolución” activa recuerdos poco agradables en la Tesorito: requerimientos extensos, archivos buscados en correos antiguos, estados de cuenta que nadie descargó a tiempo y contratos que “seguro alguien tiene”.

—¿Otra vez vamos a vivir el viacrucis? —pregunta Bárbara con media sonrisa.

—Solo si improvisamos —responde IVAn—. Si hacemos lo que debemos mes a mes, la devolución de IVA no tendría que convertirse en una pesadilla.

Bárbara cruza los brazos.

—La vez pasada me pediste contratos, evidencia de entrega, estados de cuenta, integración del saldo, identificación de depósitos... parecía auditoría.

—Es que lo es —contesta IVAn sin titubear—. La devolución de IVA es una auditoría disfrazada de trámite. Y ahí se detiene el tiempo.

IVAn continúa:

—El SAT no ve “una inversión”. Ve un riesgo. Cuando solicitamos una devolución de IVA, la autoridad quiere tener certeza absoluta de al menos tres cosas: que la operación existió, que el IVA se pagó realmente y que el acreditamiento es correcto.—¿Certeza absoluta? —interrumpe Bárbara—. ¿Ni siquiera confianza?

—Confianza no devuelve impuestos —responde IVAn—. La prueba sí.

Bárbara guarda silencio. Sabe que tiene razón.

—Entonces —dice ella— lo que estás diciendo es que la devolución no se construye cuando llenamos el formato...

—Exacto —la interrumpe IVAn—. Se construye cuando pagamos la primera factura.

IVAn no esperó respuesta. Sacó la lista:

—Contratos firmados, no guardados en el correo.

—Órdenes de compra autorizadas.

—Transferencias perfectamente identificadas en el estado de cuenta.—Depósitos conciliados y con origen claro: clientes o préstamos documentados.

—CFDI correctamente emitidos.

—Complementos de pago cuando corresponda.—Integración mensual del saldo a favor.

—Activos registrados contablemente.

—Fotografías de los activos.

Bárbara asiente lentamente.

—O sea... si durante el mes dejamos pasar errores, la devolución se convierte en una carrera contra el tiempo.

—Exacto —dice IVAn—. Y las carreras contra el tiempo generan angustia. Y la angustia genera errores.

IVAn levanta la mirada y continúa.

—El SAT es duro, sí. Y quiere tener completa certeza de que el IVA que se solicita es real y correcto. Parte de la duda, no de la buena fe. Incluso entregando toda la información, puede cuestionarla. Puede pedir más. Puede dudar.

—¿Y cómo se combate esa duda? —pregunta ella.

—Logrando que los papeles hablen por sí solos.

Silencio otra vez.

—¿Qué significa eso en términos prácticos? —insiste Bárbara.

—Que cuando el expediente llegue a manos de la autoridad, la historia se entienda sin necesidad de explicaciones heroicas. Que el flujo del dinero sea evidente. Que la materialidad sea clara. Que el origen de los recursos esté documentado. Que cada cifra cuadre con otra cifra.

—Que el expediente se defienda solo —resume la Tesorito.

—Exactamente. Que no dependa de nuestra capacidad de persuasión, sino de la solidez de la evidencia.

Bárbara toma aire.

—Entonces más vale prevenir que lamentar... sí aplica.

—Aplica siempre —responde IVAn—.La devolución de IVA no es un trámite de 40 días. Es el examen final que evalúa la disciplina.

Bárbara toma su libreta y anota una frase:

“Construir la devolución antes de necesitarla.”

Y en esa oficina, por primera vez, la palabra devolución dejó de sonar a pesadilla... y empezó a sonar a estrategia.

Porque al final, estimado lector, en materia de devolución de IVA la autoridad puede dudar. Y lo hará. Su tarea no es evitar la duda; es documentar tan bien sus operaciones que la duda no tenga dónde sostenerse. Más vale prevenir que lamentar.

Especialmente cuando el que revisa... no se conforma con explicaciones, sino con pruebas.

huorsa@ortizgarza.com.mx

X: @huorsa

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